Story: Fachabteilung baut eigenen Prozess

Die Fachabteilung spielt eine entscheidende Rolle bei der Einführung neuer Prozesse innerhalb eines Unternehmens. Sie sind nicht nur die Experten in ihrem jeweiligen Bereich, sondern auch die Hauptakteure, die von den neuen Technologien und Ansätzen profitieren sollen. Um die Effektivität und Effizienz zu steigern, stellt die Fachabteilung die Anforderungen an die Ausgestaltung neuer Lösungen. Diese Anforderungen basieren auf spezifischen Herausforderungen, die sich aus regulatorischen Auflagen und betrieblichen Gegebenheiten ergeben.

In der Bankenbranche, wo die Anforderungen an Compliance und Regulierung ständig steigen, ist es besonders wichtig, dass Fachabteilungen aktiv in den Prozess der digitalen Transformation eingebunden werden. Der Einsatz von Lösungen wie 3DEXPERIENCE ermöglicht eine enge Zusammenarbeit zwischen IT und Fachabteilungen, um maßgeschneiderte Ansätze zu entwickeln, die die spezifischen Bedürfnisse der Banken erfüllen.

• Bedarfsermittlung: Die Fachabteilungen identifizieren die spezifischen Herausforderungen, die sie im Alltag bewältigen müssen, und wie digitale Lösungen diesen Herausforderungen begegnen können.
• Prozessdefinition: Auf Grundlage der ermittelten Bedürfnisse werden neue Prozesse definiert, die effizienter und transparenter sind.
• Test und Validierung: Vor der endgültigen Implementierung führen Fachabteilungen Tests durch, um sicherzustellen, dass die neuen Prozesse den Anforderungen gerecht werden und reibungslos funktionieren.

Zusätzlich sind Fachabteilungen entscheidend für die Schaffung eines Bewusstseins für die Wichtigkeit von Regulatorischen Digital Twins. Diese digitalen Zwillinge bieten eine Echtzeit-Sichtbarkeit der Compliance-Prozesse und tragen zur Aufrechterhaltung lückenloser Audit-Tracks bei, die für Aufsichtsbehörden wie die BaFin und gemäß der DORA-Verordnung unerlässlich sind.

Durch die konsequente Einbindung der Fachabteilungen in die Entwicklung und Implementierung neuer Prozesse wird nicht nur die Akzeptanz erhöht, sondern auch die Grundlage für innovative Lösungen geschaffen, die dem Unternehmen messbare Vorteile bringen. Diese Synergien sind der Schlüssel zur Sicherstellung einer hohen Effizienz in der Prozessausführung und der Einhaltung von Vorschriften.

Entwicklung des neuen Prozesses

Die Entwicklung eines neuen Prozesses ist ein essenzieller Schritt, um die Herausforderungen im Bankwesen zu meistern und gleichzeitig regulatorische Anforderungen zu erfüllen. In enger Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen begann das Team mit der Identifizierung bestehender Schwachstellen sowie den Bereichen, in denen digitale Lösungen maßgebliche Verbesserungen erzielen könnten.

<pBei der Gestaltung des neuen Prozesses standen verschiedene Facetten im Mittelpunkt, die für die Effizienz und Compliance von großer Bedeutung sind. Eine der ersten Maßnahmen war die Analyse bestehender Workflows. Hierbei wurden BPM ITEROP als Low-Code-Lösungen in Betracht gezogen, die es ermöglichen, regulatorische Workflows zügig zu realisieren und anzupassen. Die Flexibilität dieser Plattform erleichtert es, auf Änderungen in den gesetzlichen Rahmenbedingungen zeitnah zu reagieren.

• Prozessmapping: Ein detailliertes Mapping des bestehenden Prozesses wurde durchgeführt, um ineffiziente Schritte zu identifizieren und Optimierungspotenziale zu erkennen.
• Stakeholder-Workshops: Durch Workshops, in denen alle relevanten Stakeholder einbezogen wurden, konnten unterschiedliche Perspektiven und Herausforderungen besprochen und berücksichtigt werden.
• Prototyping: Es wurden Prototypen entwickelt, um die mögliche Funktionalität des neuen Prozesses zu demonstrieren und Feedback von den Fachabteilungen zu erhalten. Dies förderte eine iterative Verbesserung des Konzepts.

Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Entwicklung war die Integration von Regulatorischen Digital Twins. Diese digitalen Zwillinge erlauben es, die Compliance-Prozesse in Echtzeit zu überwachen und sicherzustellen, dass alle regulatorischen Anforderungen auch tatsächlich eingehalten werden können. Durch die Implementierung dieser Technologie wurde nicht nur die Transparenz erhöht, sondern auch die Effizienz in der Datenverarbeitung und im Reporting.

Um den neuen Prozess erfolgreich zu gestalten, wurde besonders Wert auf die Schulung und Einbindung der Mitarbeiter gelegt. Das Team entwickelte Schulungsprogramme, die nicht nur die Nutzung der neuen Systeme erklären, sondern auch die zugrunde liegenden regulatorischen Anforderungen beleuchten. Diese Maßnahmen tragen zu einer höheren Akzeptanz bei und gewährleisten, dass die Mitarbeiter gut vorbereitet sind, um die neuen Prozesse effektiv zu nutzen.

Nach der ersten Phase der Prozessentwicklung wurde ein umfangreicher Validierungsprozess initiiert, um sicherzustellen, dass der neue Prozess die festgelegten Ziele in Bezug auf Effizienz, Compliance und Benutzerfreundlichkeit erreicht. Dies beinhaltete sowohl Tests durch die Fachabteilungen als auch eine externe Überprüfung durch Experten, um sicherzustellen, dass alle regulatorischen Anforderungen erfüllt werden.

Implementierung und Herausforderungen

Die Implementierung eines neuen Prozesses erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung, um die Herausforderungen, die sich aus regulatorischen Vorgaben und internen Anforderungen ergeben, erfolgreich zu bewältigen. In dieser Phase wird das erarbeitete Konzept in die Praxis umgesetzt, was oft auf zahlreiche Stolpersteine und Anpassungsbedarfe stößt.

<pZu Beginn der Implementierung wurde ein detaillierter Aktionsplan erstellt, der alle notwendigen Schritte umreißt. Die enge Zusammenarbeit zwischen den IT-Abteilungen und den Fachabteilungen war hierbei von großer Bedeutung, um sicherzustellen, dass die technischen Lösungen den praktischen Anforderungen entsprechen. Hierzu gehörten auch regelmäßige Meetings, um Fortschritte zu überwachen, Probleme zu identifizieren und Anpassungen vorzunehmen.

• Technische Infrastruktur: Eine robuste technische Infrastruktur ist entscheidend. Die Migration zu BPM ITEROP erforderte die Anpassung bestehender Systeme und die Sicherstellung der Datensicherheit gemäß ISO 27001. Dies beinhaltete auch eine sorgfältige Planung der Datenresidenz innerhalb der EU, um die Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
• Schulung und Support: Parallel zur technischen Implementierung wurden Schulungsprogramme für Mitarbeiter entwickelt. Diese wurden speziell angepasst, um sowohl die Bedienung der neuen Systeme zu erklären als auch auf die Änderungen in den Prozessen aufmerksam zu machen. Ein kontinuierlicher Support war sichergestellt, um Fragen zu klären und Hilfestellungen zu bieten.
• Testphase: Eine umfassende Testphase war essenziell, um sicherzustellen, dass alle Komponenten des neuen Prozesses reibungslos funktionieren. Hierzu wurden sowohl funktionale Tests als auch Tests aus der Perspektive der Endbenutzer durchgeführt. Feedback aus diesen Tests war entscheidend, um letzte Anpassungen vor der vollständigen Einführung vorzunehmen.

Trotz der sorgfältigen Planung traten während der Implementierung verschiedene Herausforderungen auf. Eine der größten Hürden war die Anpassung an Veränderungen in den bestehenden Arbeitsabläufen der Mitarbeiter. Viele Mitarbeiter hatten sich an alte Verfahren gewöhnt, und die Einführung neuer Technologien erforderte eine Änderung ihrer Denkweise. Die Fachabteilungen wurden aktiver eingebunden, um das Mitspracherecht der Mitarbeiter zu fördern. Zugleich wurden Verbesserungsvorschläge und Feedback ernst genommen, um das neue System entsprechend anzupassen.

Ein weiterer wesentlicher Aspekt war die Integration der Regulatorischen Digital Twins. Diese Technologie stellte eine signifikante Herausforderung dar, da es wichtig war, die Korrespondenz zwischen den digitalen Zwillingen und den realen Prozessen sicherzustellen. Missverständnisse oder falsche Daten in den digitalen Zwillingen könnten schwerwiegende Konsequenzen für die Compliance haben. Daher wurden die Validierungsprozesse intensiviert, um dies zu verhindern.

Die Zusammenarbeit mit externen Experten, die über spezifisches Know-how zu regulatorischen Anforderungen verfügten, erwies sich als äußerst hilfreich. Diese Fachleute halfen bei der Identifizierung potenzieller Stolpersteine und unterstützten bei der Entwicklung von Lösungen, um diese Herausforderungen zu meistern.

Mit zunehmendem Fortschritt in der Implementierungsphase zeigte sich, dass die proaktive Kommunikation zwischen allen Beteiligten entscheidend für den Erfolg war. Regelmäßige Updates und transparente Informationen über den Fortschritt der Implementierung trugen dazu bei, Unsicherheiten zu reduzieren und das Vertrauen in den neuen Prozess zu stärken.

Die Implementierung des neuen Prozesses war somit ein dynamischer und oft herausfordernder Prozess, der jedoch dank der koordinierten Anstrengungen aller Beteiligten erfolgreich voranschritt. Trotz der Herausforderungen wurde das Ziel, einen Prozess zu schaffen, der sowohl effizient als auch compliance-konform ist, kontinuierlich verfolgt.

Ergebnisse und Erfolgsmessung

Die Ergebnisse und Erfolgsmessung eines neuen Prozesses sind entscheidend, um die Wirksamkeit der eingeführten Maßnahmen zu beurteilen und die erwarteten Vorteile für die Fachabteilung sowie das gesamte Unternehmen zu quantifizieren. Nachdem der neue Prozess erfolgreich implementiert wurde, wurde ein umfangreicher Evaluierungsprozess eingerichtet, der sowohl quantitative als auch qualitative Metriken berücksichtigt.

<pZu den wichtigsten Leistungsindikatoren gehörten die Zeitersparnis in der Audit- und Compliance-Berichterstattung sowie die Minimierung von Änderungen in bestehenden Prozessen. Durch die Implementierung von 3DEXPERIENCE und den Regulatorischen Digital Twins konnten diese Verhältnisse signifikant verbessert werden. Beispielsweise zeigte eine erste Analyse, dass die Time-to-Audit um bis zu 30 % reduziert wurde, was den Einschluss der Fachabteilungen in den Prozess maßgeblich begünstigte und deren Engagement förderte. Die neue digitale Infrastruktur ermöglichte eine schnelle und einfache Anpassung an gesetzliche Anforderungen.

• Effizienzsteigerung: Die Reduzierung der durchschnittlichen Bearbeitungszeit für regulatorische Anforderungen trug dazu bei, die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern und deren Ressourcen für wertschöpfende Tätigkeiten freizusetzen.
• Fehlerreduktion: Dank der Echtzeit-Überwachung von Compliance-Prozessen durch die Regulatorischen Digital Twins konnte die Fehlerquote in der Berichtserstattung um 40 % gesenkt werden. Dies führte nicht nur zu weniger Nacharbeiten, sondern auch zu einem höheren Vertrauen in die Datenintegrität.
• Stakeholder-Zufriedenheit: Durch regelmäßige Befragungen der Fachabteilungen wurde eine erhebliche Steigerung der Zufriedenheit mit den neuen Prozessen verzeichnet. Die Benutzerfreundlichkeit und die transparente Dokumentation der Abläufe standen dabei im Vordergrund.

Ein weiterer Aspekt der Erfolgsmessung war die Überprüfung der Schulungsprogramme, die entwickelt wurden, um die Akzeptanz und das Wissen der Mitarbeiter über die neuen Systeme zu fördern. Feedback von Schulungsteilnehmern zeigte, dass 85 % der Mitarbeiter die neuen Prozesse als benutzerfreundlich erachteten und sich sicher in der Anwendung fühlten. Diese hohe Akzeptanz ist entscheidend für die Nachhaltigkeit der neuen Ansätze.

Die Herausforderung, alle Beteiligten zusammenzubringen und eine gemeinsame Vision zu schaffen, wurde ebenfalls in die Erfolgskriterien aufgenommen. Workshops mit Stakeholdern nach der Implementierung halfen, das Verständnis für die neuen Prozesse zu vertiefen und Verbesserungen aufzuzeigen, die in Zukunft berücksichtigt werden sollten.

Diese positiven Ergebnisse wurden durch interne KPIs untermauert, die das Management zur Arbeit mit BPM ITEROP und 3DEXPERIENCE ermutigten. Der messbare ROI, der bereits nach kurzer Zeit erkennbar war, förderte das Vertrauen in die digitale Transformation der Fachabteilung und ermutigte die Entscheidungsträger, weitere Investitionen in digitale Lösungen zu tätigen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die gründliche Erfolgsmessung und die ständige Anpassung an die gewonnenen Erkenntnisse nicht nur dazu beigetragen haben, den neuen Prozess zu optimieren, sondern auch das Engagement der Fachabteilung gestärkt haben. Diese Methoden schaffen einen dynamischen Rahmen, in dem kontinuierliche Verbesserung und Anpassung sichergestellt werden können, was für die sich ständig ändernden Anforderungen im Bankwesen von entscheidender Bedeutung ist.

Zukünftige Ausblicke und Optimierungen

Die Zukunft des neuen Prozesses blickt auf unterschiedliche Möglichkeiten zur Optimierung und Weiterentwicklung, um den sich ständig ändernden Anforderungen im Bankenwesen gerecht zu werden. In einer Branche, die kontinuierlich von neuen regulatorischen Anforderungen und technologischen Fortschritten geprägt ist, wird es entscheidend sein, proaktiv zu reagieren und Anpassungen vorzunehmen, um die Effizienz und Compliance aufrechtzuerhalten.

<pEine bedeutende Richtung für zukünftige Entwicklungen liegt in der weiteren Integration von Regulatorischen Digital Twins. Diese Technologie wird fortlaufend verfeinert, um nicht nur historische Daten zu verarbeiten, sondern auch prädiktive Analysen zu ermöglichen. Durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz und Machine Learning können Banken potenzielle Compliance-Probleme erkennen, bevor sie tatsächlich auftreten, und präventive Maßnahmen ergreifen.

• Automatisierung: Der Trend geht zu einer noch höheren Automatisierung der Compliance-Prozesse. Dies bedeutet, dass repetitive Aufgaben, wie die Datenerfassung oder die Erstellung von Berichten, weiter automatisiert werden, um die Effizienz zu steigern und menschliche Fehler zu minimieren.
• Erweiterte Schulungsprogramme: Die kontinuierliche Schulung und Weiterbildung der Mitarbeiter wird an Bedeutung gewinnen. Neue Technologien und Prozesse erfordern fundiertes Wissen, das durch regelmäßige Schulungsveranstaltungen vermittelt werden muss, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter auf dem neuesten Stand sind.
• Feedbackkultur: Die Etablierung einer starken Feedbackkultur wird entscheidend sein, um die Zusammenarbeit zwischen den Fachabteilungen und der IT zu verbessern. Regelmäßige Feedbackschleifen können dabei helfen, das Verständnis für die neuen Tools zu vertiefen und Optimierungspotenziale frühzeitig zu identifizieren.

Ein weiteres wichtiges Element zur Stärkung der Zukunftsfähigkeit des neuen Prozesses ist die Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit. Durch die Einbindung von Design Thinking-Methoden in die Prozessentwicklung können Lösungen gestaltet werden, die intuitiv zu bedienen sind und den spezifischen Bedürfnissen der Benutzer Rechnung tragen. Diese Ansätze fördern nicht nur die Akzeptanz der neuen Technologien, sondern steigern auch die Effizienz in der täglichen Nutzung.

Langfristig wird das Ziel sein, dass Banken nicht nur reaktiv auf regulatorische Änderungen reagieren, sondern proaktiv als Vorreiter in der Branche agieren. Der Einsatz von 3DEXPERIENCE kann dazu beitragen, einen flexiblen und anpassungsfähigen Prozess zu fördern, der es Banken ermöglicht, rechtliche Anforderungen schnell und effizient umzusetzen. Indem Banken auf innovative Ansätze setzen, können sie nicht nur ihre Compliance nachhaltig sichern, sondern auch Vertrauen bei ihren Kunden und Aufsichtsbehörden aufbauen.

Die kontinuierliche Evaluierung der erreichten Ergebnisse und der laufenden Prozesse wird unabdingbar sein. Regelmäßige, datengestützte Analysen der Effektivität dieser Maßnahmen werden nicht nur zur Identifizierung weiterer Optimierungsmöglichkeiten führen, sondern auch zur Legitimation der Investitionen in digitale Transformationsprojekte. Grundlage hierfür sind aussagekräftige KPIs, die nicht nur die Effizienz messen, sondern auch die Auswirkungen auf die Kundenbindung und die Marktstellung der Bank berücksichtigen.

Insgesamt wird die Fähigkeit zur Anpassung und kontinuierlichen Verbesserung entscheidend für den Erfolg der neuen Prozesse im Bankenwesen sein. Mit dem Fokus auf proaktive Lösungen, innovative Technologien und eine enge Zusammenarbeit zwischen den Fachabteilungen und der IT werden Banken ihr Potenzial vollständig ausschöpfen können und weiterhin eine führende Rolle in einer sich wandelnden finanziellen Landschaft übernehmen.

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